Het is 7 uur ’s ochtends in Gent. Viernulvier bevindt zich in dat magische overgangsmoment. De laatste enthousiaste ravers strompelen naar buiten, terwijl studenten, omringd door lege koffiekopjes, hun laptops opbergen na een nacht doorhalen in het café. De ochtendschoonmaakploeg glijdt langs hen heen en knikt ter begroeting naar de theatertechnici die al bezig zijn met het ophangen van de verlichting voor de hedendaagse dansvoorstelling van vanavond. Boven maken de vaste kunstenaars zich klaar in hun ateliers, klaar om aan de slag te gaan.
Dit is Viernulvier in al zijn glorie – een voormalig socialistisch paleis in België dat is omgetoverd tot een van de meest actieve culturele centra van Europa. Het is een baken van innovatie, geprezen om zijn diepe betrokkenheid bij niet alleen de kunsten, maar ook bij technologie.
Maar dit is niet zomaar gebeurd – het is het resultaat van jarenlange ervaring en een duidelijke visie op wat technologie in de culturele sector kan bereiken. Centraal hierin staat Karel Lievens, de Digital Operations Specialist bij Viernulvier. Zijn missie? Technologie inzetten om Viernulvier niet alleen groter te maken, maar ook slimmer in de manier waarop het de diverse vormen van kunst en cultuur binnen zijn muren ondersteunt. Ik sprak met hem om te ontdekken hoe digitale transformatie ervoor zorgt dat deze culturele krachtpatser kan bloeien.
Een cultuurfabriek aandrijven met technologie
Karels weg naar Viernulvier was een reis vol wendingen door de culturele sector. Hij begon als tiener als vrijwilliger achter de bar bij concerten, studeerde geschiedenis en vervulde daarna verschillende functies in de culturele sector. Vervolgens ging hij popconcerten produceren, werkte hij in de kunstmarketing en kwam hij uiteindelijk bij CultureSuite terecht tijdens de lancering in België – Karel heeft de culturele sector vanuit bijna elke hoek meegemaakt.
Wat maakt Viernulvier dan zo bijzonder? „Viernulvier is als een cultureel ecosysteem“, legt hij uit. “Op papier zijn we gewoon een kunstcentrum dat toevallig in een enorm groot gebouw zit. Maar eigenlijk kun je ons zien als een cultuurfabriek – maar dan wel een goede. Dit gebouw staat maar een paar uur per dag stil. De rest van de tijd? Dan bruist het van de duizenden verhalen die allemaal tegelijk onder één dak plaatsvinden.”
Terwijl we door het gebouw lopen, wijst Karel op de eindeloze mogelijkheden die zich in elke hoek ontvouwen. „Op dit moment is er een repetitie voor hedendaagse dans gaande op de bovenste verdieping, terwijl een rockband zich in een andere ruimte aan het opstellen is. Vanavond hebben we een theatervoorstelling in de ene zaal en een undergroundrave in de andere. Boven zijn kunstenaars aan het werk in hun residentieruimtes, en in een van de verhuurzalen wordt een nieuw merk gelanceerd.”
Waar Karel echt trots op is, is de maatschappelijke missie van de locatie. “We maken deel uit van een netwerk waar mensen die op straat leven gewoon binnen kunnen komen voor een kopje koffie, zonder dat er vragen worden gesteld. Studenten kunnen langskomen en gebruikmaken van onze stroom en wifi zonder dat ze iets hoeven te kopen. Onze deuren staan echt open voor iedereen – van gezinnen die binnenkomen voor een bord spaghetti tot verfijnde kunstliefhebbers die een première bijwonen.”
Digitale oplossingen voor uitdagingen uit de praktijk
Ik vroeg Karel wat hij het leukste vindt aan de cultuur bij Viernulvier. „Het is de wereld achter de schermen“, zegt hij. “Er is een heel onzichtbaar ecosysteem aan het werk om alles soepel te laten verlopen. Terwijl het publiek vooraan van de voorstellingen geniet, speelt zich achter de schermen voortdurend een ingewikkelde choreografie af van catering, schoonmaak en reparaties om de cultuur naadloos te laten stromen.”
En hier wordt zijn rol cruciaal. Als digitaal specialist van de locatie heeft hij de afgelopen twee jaar ervoor gezorgd dat al deze onderdelen soepel samenwerken via geïntegreerde technologische oplossingen.
“Ik heb Culturesuite eigenlijk overal mee naartoe genomen waar ik heb gewerkt,” lacht hij. “Soms kwam ik bij een locatie aan en dacht ik ‘O jee, wat voor systeem is dit nou?’, als ik zag dat websites er 12 seconden over deden om te laden. Met CultureSuite voel ik me altijd zeker.”
Toen hij bij Viernulvier kwam werken en ontdekte dat CultureSuite er al draaide, voelde het alsof hij thuiskwam, hoewel er nog wel wat werk te doen was. “Toen ik hier begon, was het nogal chaotisch en onduidelijk voor zowel het personeel als de bezoekers,” herinnert Karel zich. Hij maakte er zijn missie van om de 92 medewerkers te ondersteunen die alles regelen, van het beheer van het gebouw tot de gastvrijheid, en ervoor te zorgen dat technologie hun efficiëntie verhoogt en een naadloze ervaring voor bezoekers creëert.
“Het café is een perfect voorbeeld van hoe we onze dagelijkse gang van zaken hebben veranderd,” legt Karel uit. “Toen ik hier net begon, zag ik dat Klaas, een van onze cafémanagers, worstelde met een ontzettend handmatig proces. Hij was verantwoordelijk voor de personeelsplanning, wat betekende dat hij alles bij moest houden – recepties, cateringbehoeften, maaltijden voor artiesten, noem maar op.
“Elke dag opende hij een nieuw tabblad in Google Sheets en typte hij met de hand het hele rooster van het personeel uit. Hij moest in verschillende systemen zoeken naar evenementdetails, telefoonnummers van medewerkers opzoeken en cateringbehoeften van artiesten vergelijken. Het was eigenlijk een fulltime baan om alleen al die informatie te beheren.”
Karel schudt zijn hoofd bij die herinnering. “Stel je voor dat je dat dag in dag uit moet doen – elke ochtend een nieuw tabblad in een spreadsheet aanmaken, alle personeelsgegevens overzetten, meerdere systemen checken, alleen maar om erachter te komen wat er in het gebouw gebeurt. Dat was het toonbeeld van inefficiëntie.”
De oplossing waar Karel voor koos, is een holistische benadering van technologie, waarbij alle betrokkenen – van leveranciers tot medewerkers tot bezoekers – zijn geïntegreerd met de systemen van de locatie. „Er is altijd van die rommel in het midden waar niemand iets aan doet“, merkt Karel op. “Samen met de mensen die bij Viernulvier werken, wilde ik al onze systemen – HR, personeelsplanning, reserveringen, kaartverkoop, evenementenplanning – zo met elkaar verbinden dat het echt werkt voor de mensen op de werkvloer.”
Een mensgerichte benadering van technologie
Karels filosofie draait om wat hij ‘conversational design’ noemt – het idee dat gebruikers geen technische taal hoeven te begrijpen om met technologie te kunnen werken. “Het systeem moet de taal van de mensen spreken, van het vinden van de weg op websites tot het begrijpen van knoppen. Dat is waar ik voor pleit.”
Deze aanpak heeft de dagelijkse gang van zaken bij Viernulvier compleet veranderd. Als het cafépersoneel nu aan hun dag begint, hebben ze via een geïntegreerd systeem direct toegang tot hun rooster en alle benodigde contactgegevens – inclusief een volledige donkere modus voor die slecht verlichte caféomgevingen. Als er een deur kapotgaat of een toilet verstopt raakt, genereert het systeem automatisch een takenlijst voor het gebouwbeheer.
De integratie strekt zich ook uit naar de publieksgerichte activiteiten. Via Culturesuite heeft Karel een naadloze digitale ervaring voor bezoekers kunnen creëren, of evenementen nu door Viernulvier of door externe partners worden georganiseerd.
“Bezoekers geven niets om organisatiestructuren – ze willen gewoon dansen of naar een voorstelling kijken. We moesten deze verschillen voor hen onzichtbaar maken, terwijl we intern een duidelijke organisatie behielden.”
Voor Karel heeft zijn tijd bij Viernulvier een simpele waarheid over de culturele sector duidelijk gemaakt. “We zitten allemaal in hetzelfde schuitje,” zegt hij, terwijl hij uitkijkt over het drukke café. “Of je nu een klein theater runt waar lokaal talent optreedt of een grote zaal beheert met volledige orkesten – we trekken allemaal aan hetzelfde touw.” De schaal mag dan verschillen, maar de kern van wat we doen is hetzelfde.
“Soms blijven collega’s in de culturele sector hangen bij de kosten van technologie. Maar wat we hier bij Viernulvier hebben gecreëerd, laat zien dat je met de juiste tools en mentaliteit iets heel bijzonders kunt maken – een plek die iedereen in je gemeenschap bedient, die zich aanpast aan veranderende behoeften en die cultuur in al haar vormen tot leven brengt. De steun CultureSuitemaakt echt het verschil – ze snappen wat we hier proberen te bereiken en helpen ons dat mogelijk te maken.”
Laten we ermee aan de slag gaan
Het maakt niet uit in welke fase je je bevindt bij je zoektocht naar het perfecte webplatform of de ideale digitale marketingtool voor jouw locatie: wij helpen je de informatie te vinden die je nodig hebt om de juiste beslissing te nemen.
- Wil je zien hoe het Culturesuite werkt?
We zijn er trots op hoe makkelijk we het voor locaties maken om hun website te beheren. Daarom vertrouwen evenementenlocaties over de hele wereld op CultureSuite. Boek een persoonlijke demo. - Wil je met ons samenwerken?
Als je een technologieleverancier, ontwerpbureau of toeleverancier bent voor de kunst- en cultuursector, horen we graag van je. Neem hier contact met ons op. - Wil je meer weten over digitale tools voor evenementenlocaties?
Bekijk onze branche-inzichten en deskundig advies via onze artikelen, evenementen en webinars, op Spotify, ons YouTube-kanaal of door je aan te melden voor onze nieuwsbrief.
